Der deutsche Mittelstand ist im internationalen Vergleich sehr erfolgreich. Er setzt vor allem auf die etablierten Erfolgsfaktoren: Innovationskraft, qualitativ hervorragende Produkte, bewährte langjährige Kundenbeziehungen und sehr gut ausgebildete Mitarbeiter. Doch in Zeiten hoher Dynamik und rascher technologischer Veränderungen reichen diese Faktoren kaum aus, um langfristige Unternehmenserfolge zu sichern. Als Schlüssel zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit gilt die digitale Transformation. Sie bietet vielfältige Möglichkeiten, bestehende Säulen des Erfolgs zu stärken und neue Säulen zu errichten.

Ein Unternehmen „digital zu transformieren“ bedeutet, Wege zu finden und Lösungen zu implementieren, die bestehende Arbeitsprozesse vereinfachen, optimieren und effizienter gestalten. Das übergeordnete Ziel der digitalen Transformation aus Unternehmenssicht ist dabei der Erhalt bzw. der Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit. Doch wie gehen Unternehmen dieses Thema an?

Der Erfahrungsbericht beschreibt, wie Schritt für Schritt der Weg eines mittelständischen Unternehmens in die Digitalisierung gelingen kann, ohne sich und seine Mitarbeiter zu überfordern. Eingeflossen sind hierbei eigene Erkenntnisse und Erfahrungen der Schreiner Group – ein deutsches, mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen, das mit ca. 1.200 Mitarbeitern und Produktionsstandorten in Deutschland, USA und China als globaler Qualitäts- und Innovationsführer seiner Branche gilt. Für digitale Technologien wurde ein eigener Fachbereich geschaffen – das Competence Center „Schreiner Digital Solutions“ – in dem die entsprechenden Lösungsansätze auf Eignung und Verwertbarkeit geprüft und für das eigene Unternehmen sowie seine Kunden nutzbar gemacht werden.

Der praxisorientierte Leitfaden bietet damit anderen Unternehmen ähnlicher Größe und Struktur einen Orientierungsrahmen für eigene Aktivitäten auf dem Weg in die digitale Transformation.

Der Startpunkt für die digitale Transformation eines Unternehmens muss keine präzise formulierte Digitalisierungsstrategie sein, in der festgelegt ist, welche Ziele erreicht und Nutzen erbracht werden sollen. Je nach „digitalem Reifegrad“ eines Unternehmens kann das der zweite oder dritte Schritt sein. Doch mit fortgeschrittenem „digitalen Reifegrad“ kommt jedes Unternehmen an den Punkt, an dem eine Digitalisierungsstrategie erforderlich wird. Unverzichtbar als erster Schritt ist jedoch die Abstimmung mit der Unternehmensführung und allen beteiligten Stakeholdern. Da digitale Transformation immer mit Veränderungen zu tun hat, sollten alle Parteien von Anfang an abgeholt und eingebunden werden.

Im ersten Schritt macht es Sinn, einen Use Case im Unternehmen oder in der Zusammenarbeit mit einem Kunden und Lieferanten zu definieren und umzusetzen. Leuchtturmprojekte helfen, die Möglichkeiten der Digitalisierung aufzuzeigen und den nötigen „digitalen Spirit“ für mehr Akzeptanz im eigenen Unternehmen zu entfachen. Zudem dienen sie vielfach als Blaupausen für weitere digitale Projekte. Ein guter Ansatz für „digitale Leuchtturmprojekte“ sind deshalb Lösungen innerhalb des Unternehmens, die auf den eigenen Produkten basieren.

Neue Technologien und Werkzeuge sollten schrittweise eingeführt und das Projekt in entsprechende Stufen unterteilt werden. So kann in jeder Stufe die Umsetzung und Handhabung von Technologie und Tools verstanden werden. Mögliche Fehler können eindeutig zugeordnet und somit einfacher behoben werden.

Egal ob Cloud, Big Data, Künstliche Intelligenz (KI), Blockchain, Virtual Reality, Augmented Reality oder 3D-Druck neu im Unternehmen eingesetzt werden soll: Der Umgang mit der Technologie sollte an Hand einer kleinen Demo oder eines Prototyps aufgezeigt werden. So können Vor- und Nachteile sichtbar gemacht werden. Zudem wecken sie die Neugier und beugen einer möglichen Überforderung der Organisation vor. Ziel ist es hierbei, dass sich die Experten in der Fachabteilung mit neuen, potentiell relevanten Technologien vertraut machen können.

Im nächsten Schritt kann im Rahmen von Schulungen abteilungsübergreifend mit ausgewählten Personengruppen – und im nächsten Schritt mit Kunden – ein Bewusstsein für die Möglichkeiten und Grenzen der neuen Technologie geschaffen werden. Ist ein gemeinsames Verständnis zu einer Technologie erreicht, können Use Cases erarbeitet, bewertet und umgesetzt werden.

Bedeutend bei der Umsetzung digitaler Projekte sind Standardisierungen und die Einhaltung von Normen. Welche Standards und Normen relevant sind, hängt davon ab, welche Prozesse betroffen sind, wie die Daten ausgetauscht werden und wer an dem Prozess beteiligt oder darin involviert ist. So spielt beispielsweise in Europa bei Kundenprozessen und -daten die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine wichtige Rolle. Empfehlungen für die Informationssicherheit finden sich in der ISO/IEC 27002 (bis 1. Juli 2007: ISO/IEC 17799) wieder.

Die Zusammenarbeit mit externen Partnern stellt einen weiteren Erfolgsfaktor dar, denn über sie gelangt neues Know-how ins Unternehmen. Existierende Lösungen können optimal genutzt und schnell in die eigenen Planungen integriert werden. Damit lässt sich bei der Entwicklung viel Zeit sparen.

Eine gute Anlaufstelle für mittelständische Unternehmen bei den ersten Schritten in die Digitalisierung sind die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) initiierten Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren(1). Sie zeigen typische Anwendungsfälle aus der Praxis auf, um mit relativ kleinen digitalen Projekten große Vorteile erreichen. Zudem fördern sie die digitale Kompetenz durch Webinare, unterstützen mit Infoveranstaltungen, Expertennetzwerken und durch kostenlose Potenzialanalysen, sofern eine Idee für ein digitales Projekt vorhanden ist.

Ebenso vom BMWi sowie vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) initiiert ist das Transfernetzwerk Industrie 4.0(2). Es richtet sich explizit an den Mittelstand und bietet ein Forum für den Austausch, die Vernetzung und die gegenseitige Unterstützung bei digitalen Themen.

Verschiedene Webinare zum Thema Digitalisierung bietet auch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO(3) an. Darüber hinaus werden auf der Website ausführliche Berichte von Kundenprojekten zum Download angeboten sowie konkrete Leistungsangebote aus den wissenschaftlichen Erkenntnissen.

Weitere Unterstützung bei der Umsetzung von digitalen Projekten finanziell oder durch Knowhow erhalten mittelständische Unternehmen u.a. auch von dem Netzwerk „Enterprise Europe Network (EEN) der Europäischen Kommission“(4), der IHK(5) und „BayernCloud“(6). Zudem wurden im März 2020 von der EU-Kommission neue Mittelstands- und Industriestrategien mit klarem Fokus auf die Digitalisierung des Mittelstandes veröffentlicht.(7,8)

Bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters sollte zwischen den Partnern neben dem kaufmännischen Aspekt auch die Firmenkultur und die „Chemie stimmen“. Dies gilt insbesondere bei einer langfristigen Zusammenarbeit, z.B. bei digitalen Projekten im Kundenumfeld.

Grundlage für eine feste Zusammenarbeit mit einem Dienstleister ist ein Vertrag mit folgenden Inhalten:

• Leistungsumfang
• Kaufmännische Details (z.B. Vergütung, Kosten, Vertragsdauer, Haftung, Gewährleistung)
• Nutzungsrechte zu bereits existierenden Lösungen und Lösungen von Drittanbietern (Lizenzen)
• Urheberrechtliche Aspekte
• Geheimhaltungsregelungen
• Service- und Supportleistungen im Betrieb (Service Level Agreements, kurz SLA)
• Regelung zur Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten insbesondere im Kundenumfeld

Das Projekt sollte idealerweise mit einer agilen Projektmethode umgesetzt werden, um von Beginn an lauffähige Zwischenlösungen zu gewinnen. Hier gelten jedoch andere Rahmenbedingungen als bei klassische Projektmethoden, wie zum Beispiel beim Projektmanagement nach dem Wasserfallmodell, bei dem die Lösung erst am Projektende vorliegt. Viele Dienstleister und Agenturen arbeiten bereits nach agilen Methoden. Doch ganz gleich, welche Projektmanagement-Methode angewendet wird: Für beide Vorgehen muss ein Lastenheft erstellt werden, in dem die Anforderungen an die Lösung exakt beschrieben werden. Das Lastenheft unterstützt bei der Auswahl eines geeigneten Partners und ist die Grundlage für Machbarkeits- und Risikoanalysen zum Projekt.

Bereits vor den Vertragsverhandlungen mit dem Dienstleister muss mit der IT-Abteilung geklärt werden, wo die Lösung gehostet werden soll und wer im Betrieb welchen Support leistet. Entscheidend für die Akzeptanz der Lösung und den Projekterfolg sind die Benutzerschnittstellen. Diese sollten frühzeitig konzipiert, umgesetzt und mit den Usern getestet werden.

Je nach Projektart spielt die Einhaltung von Standards(10) und Sicherheitsaspekten eine mehr oder minder entscheidende Rolle bei der Umsetzung und im Betrieb. Sie sollten frühzeitig geklärt und eingebracht werden, um das Projekt nicht zu gefährden. Neue Anforderungen und Verbesserungsvorschläge rechtzeitig zu sammeln, vereinfacht die Planung von Verbesserungen und neuer Releases.

Um die Akzeptanz der Lösung bei den Usern zu erhöhen, sollten Schulungen durchgeführt werden. Videotrainings sind besonders geeignet, denn die Filme sind jederzeit abrufbar und können wiederholt angeschaut werden. Dabei müssen es keine perfekten Profivideos sein.

Handelt es sich bei dem Projekt um eine digitale Anwendung für Kunden, muss zwingend auch der Vertrieb geschult werden. Nur wenn er die Anwendung und ihre Vorteile versteht, kann er diese dem Kunden vermitteln und die Lösung verkaufen.

Wurde das digitale Projekt erfolgreich abgeschlossen, sollte es allen Stakeholdern präsentiert und die gewonnenen Erfahrungen dargestellt werden. Dadurch können neue Einsatzmöglichkeiten und Ideen zur Digitalisierung identifiziert und das Knowhow weitergegeben werden.

^{(1) Mittelstand digital – Unterstützung bei allen Fragen zur Digitalisierung für den Mittelstand}

^{(2) Transfer-Netzwerk Industrie 4.0, 2020}

^{(3) Fraunhofer-IAO, kein Datum}

^{(4) Enterprise Europe Network (EEN), kein Datum}

^{(5) Innovation – IHK, kein Datum}

^{(6) BayernCloud, 2020}

^{(7) Pressemitteilung: Eine neue Industriestrategie für ein weltweit wettbewerbsfähiges, grünes und digitales Europa, 2020}

^{(8) Pressemitteilung: Eine KMU-Strategie für ein nachhaltiges und digitales Europa, 2020}

^{(9) Bayerische Forschungs- u. Innovationsagentur, kein Datum}

^{(10) Normen und Standards für die digitale Transformation – Werkzeuge, Praxisbeispiele und Entscheidungshilfen für innovative Unternehmen, Normungsorganisationen und politische Entscheidungsträger – herausgegeben von Mangelsdorf, Axel und Weiler, Petra, 2019}

Der Teufel steckt im Detail: Manuelle Bestellprozesse sind fehleranfällig und oft wenig transparent. Umständlicher E-Mail-Schriftverkehr oder Excel-Formulare sind die Ursache. Die Schreiner Group hat den Bestellprozess nun revolutioniert und einen digitalen B2B Closed-Shop entwickelt.

Ein Automobil besteht aus vielen Fahrzeugkomponenten. Flexibel beschreibbare Barcodeund RFID-Labels auf Logistikbehältern sorgen dafür, dass jedes Teil zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Die umfangreiche und komplexe Bestellung dieser Labels erfolgte bisher vielfach noch über Excel-Formulare. In einem Gemeinschaftsprojekt zwischen dem Geschäftsbereich Schreiner ProTech, dem Technologieund Innovationsmanagement, der IT-Abteilung sowie der Produktion ist das Competence Center Digital Solutions dem Kundenbedürfnis nach Digitalisierung nachgekommen. Das Ergebnis: ein digitaler Prozess mit individualisierbaren Etiketten und einem digitalen Tool, um den Bestellvorgang für die Kunden so effizient wie möglich zu gestalten. Händische Bestellprozesse gehören damit der Vergangenheit an: Der Bestellprozess wird digital über einen B2B Closed-Shop als Bestell- und Konfigurations- Tool unterstützt.

Die Closed-Shop-Lösung bietet durch Zugriffsbeschränkungen eine hohe Sicherheit. Die Bedienung ist kundenfreundlich und lehnt sich an bewährte Closed-Shop-Systeme an. Der Kunde wird intuitiv durch den Bestellvorgang geführt und bekommt eine Voransicht der konfigurierten Labels mit individuellen Daten. Der Inhalt der Texte oder die Farben der Etiketten können einfach mit wenigen Klicks ausgetauscht werden. Klare Vorgaben bezüglich der Anzahl von Nummern und Buchstaben erleichtern die Eingabe. Datenkonsistenzprüfungen machen das System zudem weniger fehleranfällig. Der Bestellprozess ist sowohl intern als auch extern gut nachvollziehbar. Einfacher geht’s nicht!

Von der Müllentsorgung über das Fahrzeugmanagement bis hin zur Kanalisation: Bereits heute werden in vielen Kommunen verschiedene Gegenstände mit RFID ausgestattet und registriert. In einer Smart City sind alle relevanten Objekte erfassbar und lückenlos in einer Datenbank abgebildet. Die Schreiner Group unterstützt namhafte Unternehmen, die sich für Smart-City-Anwendungen engagieren, in der Umsetzung der geforderten RFID-Kennzeichnungslösungen und forciert so die Digitalisierung der Städte und Kommunen hin zu Smart Citys.

Die Städte und Kommunen öffnen sich mehr und mehr der Digitalisierung, indem sie digitale Plattformen installieren, die eine vernetzte Verwaltung aller Objekte, Bereiche und Leistungen gewährleisten und eine Echtzeitanalyse ermöglichen. Durch die Integration möglichst vieler Objekte und Standorte ist eine wesentlich effizientere Kontrolle, Steuerung und Optimierung der Arbeitsaufwände und Koordinationszeiten möglich. Auf Fehler und Statusmängel kann sofort reagiert werden.

Um eine wirklich flexible und umfassende Lösung für die großen Kommunen optimal aufbauen zu können, bedarf es zentraler Datenbanken, die alle erfassten Informationen speichern und für verschiedene Anwendungen und Analysen zur Verfügung stellen. Dazu müssen sowohl die technischen Voraussetzungen vorhanden sein als auch die nötige Kommunikations- und Transaktionsstruktur aufgebaut werden. Wichtig ist eine sichere Übertragung, Speicherung und Nutzung der Daten, die auch dem Datenschutz Rechnung trägt. Danach kommt die Ausstattung aller zu erfassenden Objekte mit einer sicheren, eineindeutigen Kennzeichnung, die jeweils einen angemessenen Schutz vor unbefugtem Zugriff und Manipulation bietet.

Eine Analyse der bestehenden IST-Prozesse auf die möglichen neuen, optimierten Prozesse nach der Einbindung in die Smart City Solution (SCS) ist die Grundvoraussetzung, um zusätzlich zur besseren Sichtbarkeit der Bereiche auch einen dauerhaften finanziellen und organisatorischen Vorteil zu generieren. Das kann der sicherere Ablauf, die schnellere Abwicklung oder die nachhaltigere Logistik sein, aber auch die Reduzierung der personellen Aufwände in Kontrolle und Dokumentation.

Alle Objekte, Dienstleistungen, Kontrollen und Dokumentationen basieren auf der Erfassung eines eineindeutigen Codes an den Objekten oder Prozessen. Mit dieser individuellen Kennzeichnung kann jeder Trackingpunkt erfasst und automatisiert kommuniziert werden. Zudem kann am Objekt selbst ein aktualisierter Status der letzten Aktion hinterlegt werden, oder Daten zum Objekt oder zum Service des Objekts können zusätzlich vor Ort gespeichert oder angepasst werden. Um diese Anforderungen optimal gewährleisten zu können, bieten RFID-Labels die ideale Grundlage. Der Chip ermöglicht eine hohe Sicherheit durch eine eindeutige und verschlüsselte Basis-ID, die von der Kommune vergeben wird und die jedes RFID-Label oder jeder RFID-Tag bekommt. Diese Nummer wird einmal gesichert und kann dezentral nicht mehr verändert oder manipuliert werden. Der Rest des Chipspeichers steht einer individuellen Nutzung der jeweiligen Anwendung offen. RFID bietet eine optimale Option als Datenträger, weil jedes Objekt seine eigene Adresse im System hat. Wie beim Internet of Things (IoT) ist auch hier jedes Objekt ein Teil eines digitalen Smart-City-Netzwerks.

RFID-Labels können heute für alle Untergründe und Anforderungen angeboten werden und sind einfach zu programmieren, zu bedrucken und aufzubringen. Durch die kostengünstigen Labels sind fast alle Objekte mit RFID ausstattbar, ohne auf teure RFID-Hardtags oder aktive (batteriebetriebene) RFID-Tags ausweichen zu müssen. Mittlerweile sind auch für RFID sichere Lösungen mit Verschlüsselung verfügbar, die sowohl die gespeicherten Daten als auch die Kommunikation mit den Lesestellen vor unbefugtem Zugriff schützen.